В мире, который сегодня захвачен электронной почтой, социальными сетями и чатами, разговор по телефону кажется устаревшим — но он по-прежнему важен сегодня. На самом деле, многие люди до сих пор предпочитают вести разговор по телефону, особенно в деловых целях, что делает телефонный этикет столь же важным сегодня, как и с момента его изобретения.
Важность телефонного этикета
Этикет, в целом, — это правила или обычаи, которым человек должен следовать в определенной ситуации, например, в профессиональной среде. Так что же такое телефонный этикет? Это просто относится к правилам, которые люди должны соблюдать при разговоре по телефону. Знать, как правильно общаться с кем-то по телефону, очень важно, потому что это то, что либо сделает, либо разрушит отношения, которые вы хотите развивать с другими людьми.
Телефонный этикет: Полезные советы для лучшего разговора
Вот несколько полезных советов о том, как профессионально разговаривать по телефону:
1. Правильное приветствие
Когда вы начинаете разговор, очень важно начать его с правильного приветствия.
Совет: Поприветствуйте собеседника "добрым утром" или укажите время суток. Это очень вежливый и профессиональный способ начать разговор.
2. Представьтесь
Отвечая на телефонный звонок или делая звонок, всегда представляйтесь, чтобы собеседник знал, с кем он разговаривает.
Совет: Отвечая на звонок в офисе, поприветствуйте, а затем назовите свое имя. "Доброе утро. Отдел кадров, говорит неизвестный." Если вы отвечаете на звонок с мобильного телефона, просто скажите: "Здравствуйте, говорит Джон Доу." При размещении звонка откройте его следующим образом: "Доброе утро. Это Джон Доу звонит из ABC. Могу я поговорить с мисс Мэри Джейн, пожалуйста?"
3. Будьте понятны
Всегда говорите четко и не торопитесь с предложениями.
Совет: Не используйте громких слов и всегда говорите коротко и ясно. Четко произносите слова для лучшего общения.
4. Цель
При профессиональном звонке полезно продумать, что вы хотите сказать, прежде чем звонить, чтобы не было путаницы.
Совет: Запишите тему, которую вы хотите обсудить, а также все вопросы, которые у вас есть. Если звонок поступает на голосовую почту или автоответчик, обязательно оставьте в сообщении тему вашего звонка, а также свои контактные данные.
5. Не перебивать
Когда вы разговариваете по телефону, собеседник имеет приоритет перед другими людьми. Невежливо пытаться ответить кому-то рядом с вами, когда вы говорите по телефону.
Совет: Если ситуацию нельзя исправить и вам необходимо прервать разговор, скажите: "Пожалуйста, извините меня". Я сейчас вернусь." Когда вы вернетесь к разговору, скажите: "Спасибо за терпение!."
6. Придерживайтесь временных рамок
Когда вы начинаете разговор с кем-то, важно спросить, не занят ли он и достаточно ли у него времени, чтобы поговорить с вами.
Совет: Если человек просит вас перезвонить, спросите о более подходящем времени для звонка. Однако если собеседник говорит вам, что у него есть, например, десять минут, убедитесь, что ваш разговор укладывается в отведенное время. Это показывает, что вы уважаете время другого человека.
7. Держите телефон на беззвучном режиме в подходящих ситуациях
Когда вы идете на встречу, в ресторан или кинотеатр, основной этикет разговора по мобильному телефону — выключить его или поставить на беззвучный режим. Это поможет не беспокоить других людей звонком телефона.
Совет: Если вы ожидаете важного звонка, поставьте телефон на беззвучный или вибровызов и держите его в таком месте, где вы сможете его контролировать. Всегда извиняйтесь и выходите из комнаты, прежде чем ответить на вызов. Также лучше всего заранее предупредить звонящего, что вы будете находиться в таком месте, где не сможете ответить на звонок, и что вам придется перезвонить, как только вы освободитесь.
8. Избегайте использования наполнителей
Такие слова, как "err" или "umm", считаются заполнителями и не должны использоваться во время профессионального разговора. Это даст собеседнику понять, что вы все еще думаете, но пока не хотите давать ему возможность высказаться.
Совет: Если вам нужно время, чтобы перезвонить собеседнику, сообщите ему, что вы свяжетесь с ним по определенному вопросу или теме. Это более профессионально, чем сказать "эрр"."
9. Будьте вежливы и позитивны
Важно быть вежливым и говорить позитивно и уверенно во время разговора, чтобы ненароком никого не обидеть. Это также создаст у собеседника лучшее впечатление о вас, и он будет уверен, что вы можете ему помочь.
Совет: Улыбайтесь во время телефонного разговора, потому что, хотя собеседник этого не видит, тон вашего голоса звучит более жизнерадостно, когда вы улыбаетесь. Если вы не смогли понять, что сказал ваш собеседник, не говорите: "Что??", так как это непрофессионально и грубо. Скорее, будьте более вежливы и скажите: "Прошу прощения?" или: "Мне очень жаль, но я не уловил, что. Не могли бы вы повторить, пожалуйста??"
10. Резюмируйте и завершайте разговор
Подводя итог разговора, вы даете собеседнику возможность внести какие-либо изменения или исправить информацию, которая в этом нуждается. Вежливое и приятное завершение разговора оставит у собеседника хорошее впечатление о вас.
Совет: Завершая разговор, скажите: "Было приятно с вами пообщаться". Хорошего дня."
Мы надеемся, что эти советы о правильных манерах общения по телефону помогут вам улучшить свои навыки общения по телефону.
